La protección de datos personales, consagrada constitucionalmente, es entendida como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. El hotel, dentro de sus procesos administrativos y/o comerciales, conoce, almacena y trata datos personales, situación que genera una responsabilidad para el adecuado manejo de estos. Así, en cumplimiento de la normatividad vigente, en especial el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, CASA CAROLINA HOTEL S.A.S. debe asegurarse de que cuando una persona suministra información para ser incorporada en las bases de datos o archivos del hotel, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga un uso adecuado de la misma, y en ese sentido desarrolla la presente política de propiedad del cliente. Serán objeto de protección, los datos de aquellas personas que, en ejercicio de cualquier actividad, directa o indirecta, incluyendo las laborales y comerciales, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a el hotel, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien permitirá al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.
A continuación, presentamos una serie de definiciones que servirán de guía para la interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento de datos:
1.4.1 TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías.
1.4.2 FUENTE DE INFORMACIÓN: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, quién a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios, y no a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, la cual en cuanto tiene acceso, y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.
1.4.3 TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
1.4.4 DATO PERSONAL: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
1.4.5 AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
1.4.6 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de satos y/o el tratamiento de datos.
1.4.7 TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.4.8 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: El tratamiento requiere una autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
1.4.9 BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
1.4.10 AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las Mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
1.4.11 DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible; Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.4.12 DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, revelar el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos partidos políticos o de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
1.4.13 TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.4.14 TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales, que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
CASA CAROLINA HOTEL S.A.S. aplicará dentro de su política de tratamiento de datos, para efectos de interpretación y aplicación, los principios constitucionales y legales en el tratamiento de la información como son:
• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
• Principio de finalidad
• Principio de libertad
• Principio de veracidad o calidad
• Principio de transparencia
• Principio de acceso y circulación restringida
• Principio de seguridad
• Principio de confidencialidad
Son derechos de los titulares de los datos Personales tratados por CASA CAROLINA HOTEL S.A.S., de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, con previa solicitud, respecto al uso que ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio, haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el tratamiento de estos.
1.6.1 LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR: Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el hotel.
b) Por los causahabientes del titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, con previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
2.1 IDENTIFICACIÓN: En cada una de las dependencias del hotel se deben identificar los datos personales que se encuentran bajo su manejo y custodia.
2.2 PROTECCIÓN: De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y su desarrollo legal y jurisprudencial, se debe garantizar en todo momento el derecho a la intimidad y a realizar actualizaciones y rectificaciones sobre su respectiva información. En este sentido, CASA CAROLINA HOTEL S.A.S., cumpliendo con la norma, y en aras de garantizar el respeto de los derechos de los huéspedes, adoptara las siguientes políticas de tratamiento de la información:
a) Toda información relativa al titular de los datos no podrá ser consultada, accedida o solicitada sino por el titular de esta o un apoderado debidamente facultado.
b) Para los casos del titular de los datos menor de edad, en virtud de la patria potestad dicha información podrá ser consultada por sus padres.
c) El titular de la información podrá acceder en cualquier momento a sus datos.
d) En todo caso, el titular de los datos podrá solicitar la respectiva actualización y/o rectificación que sea necesaria.
e) Los datos deberán conservarse, de tal modo que en lo posible no sufran deterioro diferente al que el tiempo genere.
f) Los datos deberán conservarse con diligencia y cuidado.
g) En caso de pérdida de los datos, CASA CAROLINA HOTEL S.A.S. deberá informar dicha situación al cliente, por tanto, para mitigar riesgos se deberá guardar registro de toda la información.
h) Siendo que la información se encuentre en medio digital, se deben conservar copias de seguridad de esta.
i) Propender por la digitalización y manejo electrónico de los documentos, con su debida copia de seguridad.
j) Los datos recolectados por CASA CAROLINA HOTEL S.A.S. serán utilizados únicamente para los fines propios de nuestro objeto social.
2.3 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
De acuerdo, con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, CASA CAROLINA HOTEL S.A.S., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al titular, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado según sea el caso, únicamente datos, cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.4 CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
• Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas
CASA CAROLINA HOTEL S.A.S. ha dispuesto los siguientes canales de comunicación para la atención de peticiones, consultas y reclamos de los titulares:
Sede principal Calle del Arzobispado, Cra. 5 #34-14, Cartagena de Indias, Colombia
Teléfonos: 6056543330
Correo electrónico: gerencia@casacarolinahotel.com
Cada titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
3.1 PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares, o sus causahabientes podrán solicitar a través del correo electrónico info@casacarolinahotel.com, la información personal perteneciente al titular, y que repose en cualquier base de datos y/o archivos de CASA CAROLINA HOTEL S.A.S., para ejercer cualquiera de los derechos antes mencionados.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante CASA CAROLINA HOTEL S.A.S.. El reclamo lo podrá presentar el titular, a través del correo electrónico gerencia@casapestagua.com teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, y en el decreto 1377 de 2013.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal responsable del manejo de Bases de Datos, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
- El titular o sus causahabientes, con previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
- Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma a la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
Así mismo La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CASA CAROLINA HOTEL S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
Las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales, entraron en vigor desde el primero (01) de marzo de 2024.
Sin perjuicio de lo anterior, las políticas establecidas por CASA CAROLINA HOTEL S.A.S. respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento.
Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, las mismas entrarán en vigor y tendrán efectos desde su publicación en la página Web de CASA CAROLINA HOTEL S.A.S.
Calle Arzobispado, Cra. 5 #34-14,
Cartagena de Indias, Colombia.
+57 (605) 654 3330
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